จะวางแผนอย่างไรหาก แขกงานแต่ง เป็นกลุ่มใหญ่และเยอะมาก!

แขกงานแต่ง เยอะแค่ไหนก็ไม่หวั่น เพราะเรามีทิปส์ดีๆ ซะอย่าง

หากคุณและคนรักเป็นครอบครัวใหญ่ มีเพื่อนเยอะ ก็อาจเป็นไปได้ว่า แขกงานแต่ง ของคุณอาจมีมากกว่า 200 คนหรือเปล่า?! หากใช่ แพรว wedding มีเคล็ดลับดีๆ ที่จะช่วยจัดการกับแขกกลุ่มใหญ่นี้ของบ่าวสาวให้มีความสะดวกสบายมากที่สุด กับทิปส์เด็ดที่จะช่วยให้คุณไม่พลาดลิสต์แขกคนสำคัญ สามารถควบคุมแขกจำนวนมากได้ และแถมยังอยู่ในงบประมาณที่ไม่บานปลายอีกด้วย 

1. ต้องมั่นใจก่อนว่าสถานที่แต่งงานสามารถรองรับจำนวนแขกได้

ซึ่งทางที่ดีที่สุดที่คู่บ่าวสาวจะมั่นใจได้ว่าสถานที่นั้นใหญ่พอรองรับแขกจำนวนมากกว่า 200 คนได้หรือไม่ คือการไปดูสถานที่จริงให้เห็นกับตาตัวเอง เพื่อที่คุณจะได้มองเห็นภาพและประเมินได้ว่าแขกทั้งหมดของคุณจะเดิน ยืน หรือนั่งได้อย่างสะดวกสบายภายในงานหรือไม่ นอกจากนี้บ่าวสาวยังจะได้มองภาพรวมของงานออกด้วยว่า แบ็กดร็อปถ่ายภาพควรอยู่ตรงไหน ขนาดเท่าไหร่ โต๊ะวีไอพีสำหรับแขกผู้ใหญ่ต้องใช้กี่โต๊ะ เป็นต้น ซึ่งสิ่งนี้ก็จะส่งผลมาถึงการออกแบบและตกแต่งงานแต่งงานอีกด้วย

และสิ่งที่จำเป็นอีกอย่างสำหรับงานที่มีแขกมางานค่อนข้างเยอะ คือเรื่องของพื้นที่ว่าง ระบบระบายอากาศ และแอร์คอนดิชั่นเนอร์ว่ามีความโฟลว์หรือไหลเวียนมากน้อยแค่ไหน เพราะอย่าลืมว่าภายในงานคุณจะต้องมีซุ้มอาหารที่ปรุงสุกมาแล้ว หรือแบบปรุงสดใหม่พร้อมทาน ที่จะมีทั้งกลิ่นและความร้อนมาพร้อมๆ กัน เพราะฉะนั้นระบบการถ่ายเทอากาศจึงเป็นเรื่องสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณจัดงานแต่งงานภายในห้องบอลรูม

2. บ่าวสาวจะต้อง (พยายาม) เห็นและเจอทุกคนในงาน

เพราะแขกทุกคนที่มางานแต่งนั้นก็ล้วนตั้งใจที่จะได้มาเห็นบ่าวสาวและร่วมเฉลิมฉลองไปกับคุณ แต่ด้วยความที่แขกของคุณมากล้นเกินจำนวน 200 คน นั่นจึงทำให้บ่าวสาวต้องท้าทายกับโจทย์สุดหินด้วยการใช้เวลา ทักทาย พูดคุย หรือสวัสดีแขกจำนวนนี้ให้ครบ! ซึ่งช่วงเวลาประมาณ 4-5 ชั่วโมงของพิธีฉลองมงคลสมรสนั้น เป็นเวลาที่ยากลำบากที่บ่าวสาวจะเดินไปทักทายบรรดาแขกที่มาอย่างแน่นขนัด หรือใช้เวลากับแขกคนใดคนหนึ่ง เพราะฉะนั้นาหากบ่าวสาวอยากเทคแคร์ดูแลแขกที่มางานให้ทั่วถึง ก็อาจจะนัดเวลาช่างแต่งหน้าทำผมให้มาเร็วขึ้นหน่อยเพื่อที่คุณจะได้ลงมายังแบ็กดร็อปได้ก่อนเวลา หรือคุณอาจจะเผื่อเวลาไว้สำหรับเดินทักทายแขกในงานก่อนที่พิธีจะเริ่ม และแน่นอนว่าหลังจบงานจะเป็นช่วงเวลาที่บ่าวสาวจะสามารถเดินทักทายแขกได้แบบยาวๆ ไปเลย

3. หากิจกรรมให้แขกได้ทำภายในงาน

“ฉันชอบที่จะคิดว่าการรับจัดงานแต่งงานเป็นวิธีที่จะสร้างปาร์ตี้เล็กๆ ภายในห้องเพื่อให้แขกจำนวนมากได้เข้าร่วม” ไดแอนน์ วาเลนไทน์ เวดดิ้งแพลนเนอร์สายเซเลบริตี้ชื่อดังกล่าว เธอคือผู้ที่มีความเชี่ยวชาญในการจัดงานที่มีขนาดใหญ่ “พวกเรารู้ว่ากิจกรรมสุดฮิตที่แขกในงานมักจะทำก็อย่างเช่น การถ่ายภาพที่โฟโต้บูท แต่ฉันก็อยากที่จะมองไกลไปกว่านั้น ฉันชอบเมื่อได้เห็นแขกทำกิจกรรมที่มีการสื่อสารหรือโต้ตอบกัน เช่น การมิกซ์เครื่องดื่มในสูตรของตัวเอง หรือการ DIY สิ่งของบางอย่างด้วยตัวเอง ซึ่งเมื่อจบงานแขกก็สามารถนำสิ่งของเหล่านั้นเก็บเป็นของที่ระลึกกลับบ้านหรือใช้เป็นของชำร่วยแทนไปเลยก็ยังได้ แถมแขกยังจะได้ภูมิใจเพราะเป็นฝีมือที่เขาตั้งใจทำด้วยตัวเอง”

“ซึ่งการที่ภายในงานมีกิจกรรมต่างๆ ให้แขกได้ทำนั้น ก็เพื่อที่จะทำให้แขกได้เคลื่อนที่ไปยังจุดต่างๆ ของงาน ไม่ประจำอยู่ที่ใดที่หนึ่ง เพื่อทำให้ภายในงานดูโฟลว์มากขึ้น แถมยังเป็นการประหยัดค่าอาหารไปได้ในตัว เพราะจะมีแขกบางส่วนที่เพลิดเพลินไปกับกิจกรรมต่างๆ ภายในงานอยู่นั่นเอง

4. มอบของขวัญสุดพิเศษให้กับแขกในงาน

“ของขวัญเป็นสิ่งที่มีความหมาย และทำให้ผู้รับซาบซึ้งใจได้เสมอ เช่นเดียวกัน หากบ่าวสาวได้รับของขวัญสักชิ้นจากแขกที่มีชื่อหรือวันที่แต่งงานของคุณปรากฏอยู่ นั่นก็ทำให้คุณซาบซึ้งใจจริงไหม?” วาเลนไทน์กล่าว “เพราะฉะนั้น บ่าวสาวก็อาจจะต้องทำในสิ่งเดียวกันนี้ให้กับแขกด้วย ซึ่งแทนที่คุณจะเสียเงินไปกับการซื้อของขวัญให้แขกที่มากกว่า 200 คน บ่าวสาวอาจจะนำงบในส่วนนี้มาสร้างประสบการณ์แปลกใหม่ให้กับแขกได้พบเจอในงานแต่งของคุณแทน”

แต่สิ่งหนึ่งที่บ่าวสาวต้องคำนึงถึงก็คือ เรื่องของงบประมาณ ว่าคุณทั้งคู่นั้นมีงบในส่วนนี้หรือไม่ เพราะค่าใช้จ่ายในเรื่องอื่นๆ ไม่ว่าจะเป็น สถานที่ ชุดแต่งงาน ค่าช่างภาพ ฯลฯ ก็ล้วนมีราคาตายตัวที่กำหนดไว้อยู่แล้ว ฉะนั้นหากว่าที่บ่าวสาวอยากมีสิ่งใดสิ่งหนึ่งให้กับแขกภายในงานจริงๆ ก็อาจจะต้องลองตัดงบในส่วนอื่นที่คิดว่าไม่จำเป็นออก เพื่อนำงบมาใช้ในเรื่องนี้แทน แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นก็ขึ้นอยู่กับการตกลงระหว่างเจ้าสาวและเจ้าบ่าวนะจ๊ะ

5. ใช้กฎ 5 ปีหรือ 5 นาที

อีกหนึ่งวิธีที่จะช่วยให้คุณจัดการกับจำนวนแขกที่จะมาในงานแต่งงานของคุณก็คือใช้ ‘กฎ 5 ปีหรือ 5 นาที’ ก่อนที่จะแจ้งข่าวงานแต่งหรือแจกการ์ดแต่งงาน “ถ้าคุณไม่ได้พูดคุยกับคนๆ นั้นมานานกว่า 5 ปี คนๆ นั้นก็ไม่ควรที่จะอยู่ในลิสต์รายชื่อแขกของคุณ” วาเลนไทน์กล่าว และเช่นเดียวกันกับสำหรับกฎ 5 นาทีก็คือ หากคุณไม่สามารถที่จะยืนพูดคุยหรือตอบคำถามกับบุคคลคนนั้นได้นานกว่า 5 นาที ก็แสดงว่าคนๆ นั้นไม่ควรจะติดอยู่ในลิสต์รายชื่อแขกของคุณเช่นกัน

ซึ่งคนกลุ่มหนึ่งที่มักติดอยู่ในลิสต์รายชื่อ และมีรายชื่อค่อนข้างเยอะก็คือ เพื่อนร่วมงาน และเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์นี้ คุณก็ไม่จำเป็นที่จะต้องเชิญให้ครบทุกคน หรือพยายามเชิญมาให้เยอะที่สุดเพราะเกรงใจ “เมื่อบ่าวสาวต้องเชิญเพื่อนร่วมงานจากที่ทำงาน คุณอาจจะต้องถามตัวเองก่อนว่า เป็นแผนกเดียวกันหรือไม่? เป็นเพื่อนร่วมงานที่สนิทกันหรือเปล่า? หรือเป็นเพื่อนร่วมงานที่ต่างสาขากัน แต่ก็มีการโทรศัพท์คุยกันบ่อยๆ ที่คุณรู้สึกว่าคุณต้องเชิญเขา?” วาเลนไทน์กล่าว

6. การตกแต่งสถานที่ให้มีพื้นที่ใช้สอย

การวางแผนในเรื่องตกแต่งสถานที่นั้นอาจเน้นให้มีจุดวางจานอยู่ทั่วงานโดยทำให้กลมกลืนไปกับพร็อปส์ประกอบ ซึ่งนอกจากจะใช้วางจานได้แล้วยังเป็นจุดให้ได้แขกยืนพักรับประทานอาหารได้อีกด้วย

7. การดูแลแขกให้ได้รับความสะดวกสบายเป็นสิ่งสำคัญ

อาจเตรียมห้องพร้อมของว่าง เครื่องดื่ม และที่นั่งไว้สำหรับรองรับแขกผู้ใหญ่ที่มักจะมาถึงก่อนงานเริ่ม ซึ่งช่วงเวลาที่ยุ่งยากที่สุดในการดูแลแขกคือ ช่วงจัดคิวถ่ายภาพกับบ่าวสาว และช่วงเซ็นสมุดอวยพร ซึ่งจัดการโดย

– ช่วงจัดคิวถ่ายภาพ ใช้เทคนิคให้มีทีมงานผู้หญิงเป็นคนคอยดูแลและจัดคิวในการถ่ายภาพ พร้อมช่วยเตือนแขกให้ยืนเข้าแถวเป็นระเบียบ เนื่องจากเวลาพูดจาผู้หญิงจะมีบุคลิกที่ดูนุ่มนวลมากกว่าผู้ชาย ทำให้แขกผู้ใหญ่เกิดความเอ็นดูและจัดให้มีบริกรเสิร์ฟน้ำบริเวณนั้นด้วย

– ช่วงเซ็นสมุดอวยพร เนื่องจากแขกเยอะจึงอาจทำให้แถวเซ็นอวยพรหน้าโต๊ะลงทะเบียนค่อนข้างยาว บ่าวสาวอาจให้มีจัดโต๊ะลงทะเบียนเพิ่ม โดยให้แต่ละแถวมีคิวประมาณไม่เกิน 5 คน เพื่อไม้ให้แขกล้นออกไปถึงหน้างานได้

และการดูแลแขกที่ดีของทีมงานโรงแรม ทีมงานเวดดิ้งแพลนเนอร์ หรือทีมงานของบ่าวสาว ถือเป็นสิ่งจำเป็นที่ไม่ควรมองข้าม และหากบ่าวสาวเชิญแขกไปจำนวนเท่าไหร่ จะต้องคิดเผื่อไว้ว่าแขกอาจจะมาเกินจากจำนวนที่ตั้งไว้อีกก็ได้

เทคนิคการจัดงานที่มีแขกเยอะ

– ต้องคำนวณจำนวนแขกให้ค่อนข้างแน่นอน จากนั้นหาโรงแรมให้เหมาะสม โดยควรมีพื้นที่ค่อนข้างกว้างและมีเพดานห้องสูง เพราะจะทำให้ดูโปร่งโล่งสบาย และควรคิดไว้ล่วงหน้าว่าจะจัดงานแบบไหน หากแขกมีจำนวนมากควรจัดงานแบบค็อกเทลซึ่งประหยัดพื้นที่ที่สุด

– โต๊ะวีไอพีต้องมีจำนวนไม่เยอะเกินไป (ประมาณ 6-8 โต๊ะกำลังดี) เพื่อเผื่อพื้นที่ให้แขกที่เหลือยืนสะดวกด้วย

– ควรมีชื่อแขกวีไอพีแปะไว้ที่โต๊ะให้ชัดเจน เพื่อกันไม่ให้แขกคนอื่นไปนั่ง

– นำซุ้มอาหารบางส่วนไว้นอกห้องจัดเลี้ยง เพื่อให้แขกได้หมุนเวียนเข้าออก ช่วยให้ภายในห้องไม่แน่นเกินไป

– เพิ่มบริกรในการเสิร์ฟอาหารให้เพียงพอกับจำนวนแขก และโต๊ะวีไอพีควรมีบริกรประจำโต๊ะละ 1 คน

– ควรให้บริกรเก็บจานบ่อยขึ้น

– เตรียของชำร่วยให้เกินจากจำนวนที่ตั้งไว้ เพราะแขกบางคนอาจขอมากกว่า 1 ชิ้น และควรมีแค่สีเดียวหรือ 2 สีเพื่อไม่ให้เกิดข้อเปรียบเทียบและการเลือกเยอะจนทำให้แขกด้านหลังรอนานขึ้นไปอีก

– อาจตัดการตกแต่งบางส่วนออกเพื่อนำซุ้มอาหารเข้ามาแทนที่ให้เพียงพอกับปริมาณแขก เพราะซุ้มอาหารถือเป็นจุดสำคัญของงานเช่นกัน

อ่านเรื่องราวเกี่ยวกับการวางแผนจัดงานแต่งงาน และดูไอเดียเพิ่มเติมได้ที่นี่อีกเพียบ คลิกเลย!

ภาพ jovanniphotography.com, pinterest.com